1.2

1.2 Σημασία της Διαχείρισης Δεδομένων
**Στόχοι / Προσδοκώμενα Αποτελέσματα** Ο μαθητής/τρια πρέπει να είναι ικανός/ή:
 * να περιγράφει τα βασικά μέρη ενός συστήματος Βάσης Δεδομένων
 * να προσδιορίζει τις διαδικασίες διαχείρισης των δεδομένων
 * να αναγνωρίζει τους διαφορετικούς τύπους δεδομένων

Τα δεδομένα στις μέρες μας καταγράφονται και χρησιμοποιούνται σε κάθε δραστηριότητα επιστημονική, εμπορική, παραγωγική, κυβερνητική, στρατιωτική κλπ. Οι μεγάλες ποσότητες δεδομένων επιβάλλουν την εύρεση αποτελεσματικών μεθόδων αποθήκευσης. Τα δεδομένα πρέπει να είναι οργανωμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνεται η αναζήτηση και η ενημέρωσή τους και αυτό ακριβώς είναι το αντικείμενο της μελέτης μας, που απαιτεί την καλύτερη λύση. Ένας από τους βασικούς λόγους για τους οποίους αναθέτουμε σε υπολογιστές να επιλύουν προβλήματα είναι η δυνατότητα τους να αποθηκεύουν μεγάλο όγκο δεδομένων με ταχύτητα ακρίβεια και ασφάλεια. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να αναπτυχθούν συστήματα όπου τα δεδομένα αποθηκεύονταν με τη **μορφή αρχείων** σε ψηφιακά μέσα, όπως μαγνητικές ταινίες και μαγνητικούς δίσκους, με τη χρήση κατάλληλων **εφαρμογών** λογισμικού. Οι εφαρμογές αυτές, εκτός από δυνατότητες εισαγωγής και αποθήκευσης δεδομένων στο σύστημα, έδιναν επιπλέον στον χρήστη τη ευκαιρία να ανακαλεί, ενημερώνει, διαγράφει και γενικά να επεξεργάζεται και να αξιοποιεί με πολλούς τρόπους τα δεδομένα των αρχείων. Η διαχείριση των δεδομένων ανήκε στην ευθύνη του προγραμματιστή της εφαρμογής. Ας αναλύσουμε εδώ ένα παράδειγμα πελατολογίου και παραγγελιών μιας εμπορικής επιχείρησης για να μελετήσουμε την δημιουργία και χρήση των αρχείων. Για την σωστή οργάνωση του αρχείου μας, θα πρέπει να δημιουργήσουμε καρτέλες αρχικά για τους πελάτες και ακολούθως για τις παραγγελίες τους. Περιεχόμενο (ενδεικτικό) των καρτελών θα πρέπει να είναι τα εξής στοιχεία ανά πελάτη:


 * * Κωδικός
 * Επώνυμο
 * Όνομα || * Διεύθυνση
 * ΤΚ
 * Πόλη || * Τηλέφωνο
 * ΑΦΜ
 * ΔΟΥ ||

Μπορούμε εδώ να ισχυριστούμε ότι τελικά ένα αρχείο είναι ένα σύνολο οργανωμένων ομοειδών στοιχείων. Μέσα σε ένα αρχείο τα στοιχεία οργανώνονται σε **λογικές ενότητες**. Το σύνολο των στοιχείων που περιέχονται σε μια λογική ενότητα ονομάζεται **εγγραφή** (record). Το κάθε στοιχείο της εγγραφής που καταχωρίζεται στο αρχείο ονομάζεται **πεδίο** (field). Στο παραπάνω παράδειγμα το αρχείο της εταιρείας περιέχει στοιχεία που αφορούν όλους τους πελάτες της εταιρείας και για κάθε πελάτη δημιουργείται μια εγγραφή που περιέχει συγκεκριμένα στοιχεία γι' αυτόν. Δηλαδή, το αρχείο περιέχει τόσες εγγραφές όσοι είναι και οι πελάτες της εταιρείας. Ορίζοντας καλύτερα τώρα τις έννοιες μπορούμε να δώσουμε τους παρακάτω ορισμούς. Η αντιστοίχηση του παλιού τρόπου οργάνωσης με τις καρτέλες σε σχέση με τον σύγχρονο ηλεκτρονικό τρόπο οργάνωσης, έχει ως εξής:
 * **Αρχείο** (file) είναι ένα σύνολο εγγραφών λογικά συνδεδεμένων μεταξύ τους, που είναι καταχωρισμένες σε ένα (ή και περισσότερα, σύμφωνα με τις δυνατότητες της σημερινής τεχνολογίας) μαγνητικό μέσο αποθήκευσης.
 * **Εγγραφή** (record) του αρχείου είναι το σύνολο των πεδίων που ανήκουν στην ίδια λογική ενότητα.
 * **Πεδίο** (field) είναι ένα από τα επιμέρους στοιχεία-πληροφορίες που συνθέτουν την εγγραφή, όπως αυτή θα καταχωριστεί σε ένα αρχείο.
 * Συρτάρι – Αρχείο Δεδομένων
 * Καρτέλα πελάτη – Εγγραφή του αρχείου δεδομένων
 * Στοιχείο της καρτέλας – Πεδίο της εγγραφής

Το πεδίο, καθώς γίνεται η επεξεργασία του από τον Η/Υ, δεσμεύει κάποιο χώρο στην κεντρική ή στη δευτερεύουσα μνήμη του υπολογιστή, χώρο ο οποίος μετριέται σε bytes. Ο αριθμός των απαιτούμενων bytes είναι το **μήκος του πεδίου** (field length). Με βάση τις τιμές που μπορούν να δεχτούν, μπορούμε να διακρίνουμε τα πεδία σε διάφορες κατηγορίες. Οι κυριότερες από αυτές αναφέρονται παρακάτω: Τα προγράμματα εφαρμογών διαχείρισης των αρχείων διαβάζουν ή γράφουν τα δεδομένα στα αρχεία με τη μορφή των εγγραφών. **Διάβασμα** (read) από αρχείο σημαίνει, στη γλώσσα των υπολογιστών, ότι το πρόγραμμα πηγαίνει στο μέσο αποθήκευσης του αρχείου, παίρνει τα δεδομένα (συνήθως ανά μία εγγραφή) και τα φέρνει στην κεντρική μνήμη του υπολογιστή, για να τα επεξεργαστεί σύμφωνα με το σχεδίασμά του. **Γράψιμο** (write) στο αρχείο σημαίνει, ότι το πρόγραμμα επεξεργάζεται δεδομένα που βρίσκονται στην κεντρική μνήμη του υπολογιστή και στη συνέχεια δίνει εντολή για αποθήκευση, μεταβολή ή και διαγραφή εγγραφών στο αρχείο. Με τις διαδικασίες αυτές υλοποιούνται οι βασικές εργασίες που παρουσιάστηκαν στην παράγραφο 1.1.
 * **Αλφαριθμητικά** (alphanumeric), όταν περιέχουν αλφαβητικούς χαρακτήρες, ειδικούς χαρακτήρες, αριθμούς ή συνδυασμούς αυτών.
 * **Αριθμητικά** (numeric), όταν περιέχουν μόνο αριθμούς.
 * **Αλφαβητικά** (alphabetic), όταν περιέχουν μόνο αλφαβητικούς χαρακτήρες.
 * **Ημερομηνίας** (date), όταν έχουν τη δυνατότητα αποθήκευσης ημερομηνιών με διάφορες μορφές (π.χ., 12-12-98 ή 12-03-1998 κ.ο.κ., ανάλογα με το προγραμματιστικό περιβάλλον που χρησιμοποιείται).
 * **Δυαδικά** (binary), όταν είναι κατάλληλα να αποθηκεύουν ειδικού τύπου δεδομένα, όπως εικόνα, ήχο, video κτλ.).
 * **Λογικά** (logical), όπου επιτρέπονται μόνο δύο τιμές οι οποίες αντιστοιχούν σε δύο διακριτές καταστάσεις: Αλήθεια (True) ή Ψέμα (False).
 * **Σημειώσεων** (memo), όπου είναι επιτρεπτή η εισαγωγή κειμένου με μεταβλητό μήκος, το οποίο, συνήθως, χρησιμοποιείται για την αποθήκευση σημειώσεων (κειμένου), που μπορεί, ανάλογα και με το περιβάλλον ανάπτυξης, να είναι και αρκετά μεγάλο.
 * **Μήκος εγγραφής** (record length) είναι το άθροισμα του μήκους των πεδίων που την αποτελούν.
 * **Δομή εγγραφής** (ή γραμμογράφηση) (record layout) είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται τα πεδία της. Το βασικό στοιχείο που καθορίζει τη δομή εγγραφής είναι η σειρά με την οποία εμφανίζονται τα πεδία μέσα στην εγγραφή, δηλαδή ποιο είναι πρώτο, ποιο δεύτερο κ.ο.κ.

**Ερωτήσεις / Δραστηριότητες**
 * 1) Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες που παρέχουν στους χρήστες τους τα συστήματα οργάνωσης δεδομένων;
 * 2) Πώς αντιλαμβάνεστε τις έννοιες αρχείο, εγγραφή και πεδίο στα στα συστήματα "ηλεκτρονικής" τήρησης δεδομένων σε αντιδιαστολή με τα χειρογραφικά συστήματα της προηγούμενης παραγράφου;
 * 3) Αναφέρετε τις κύριες κατηγορίες των πεδίων στα αρχεία εγγραφών.